Regulamentul general privind protecția datelor a intrat în vigoare de mai bine de jumătate de an. Mai mult, Regulamentul (UE) 2016/679 actualizează principiile stabilite încă de acum două decenii de Directiva 95/46/CE care și-a încetat aplicabilitatea începând cu 25 mai 2018.
Anumite dileme mai vechi, care păreau tranșate sub imperiul directivei astfel cum a fost ea transpusă prin Legea nr. 677/2001, subzistă însă și după aplicarea regulamentului. O astfel de chestiune este cea a prelucrării codului numeric personal pe facturile fiscale.
În primul rând, codul numeric personal este un număr de indentificare la nivel național al persoanelor fizice, cele în jurul cărora gravitează toată protecția acordată de către Regulament.
De altfel, în cuprinsul Legii nr. 19/2018 privind măsurile de punere în aplicare a Regulamentului, disponibilă aici, regăsim la art. 2 alin. (1) lit. b) definiția numărului de identificare național:
„numărul prin care se identifică o persoană fizică în anumite sisteme de evidenţă şi care are aplicabilitate generală, cum ar fi: codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate, numărul paşaportului, al permisului de conducere, numărul de asigurare socială de sănătate”.
În al doilea rând, art. 319 alin. (20) din Codul fiscal (forma la data de 02.12.2018) enumeră elementele obligatorii pe care trebuie să le cuprindă o factură, iar CNP-ul nu se regăsește printre ele, după cum se poate observa în continuare:
Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:
a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;
k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea “autofactură;”
l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea “taxare inversă”;
n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea “regimul marjei – agenţii de turism”;
o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz;
p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea “TVA la încasare”;
r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.
Prin urmare, în cazul persoanei fizice – beneficiar al unui serviciu pentru care se emite o factură o factură trebuie notate doar numele și prenumele acestuia, precum și adresa acestuia.
Potrivit principiului „reducerii la minimum a datelor” prevăzut de Regulamentul general privind protecția datelor, disponibil aici, conform căruia datele cu caracter personal trebuie să fie limitate la ceea ce este necesar, prelucrarea CNP-ului în scop de facturare este interzisă.
Pentru încălcarea principiului „reducerii la minimum la datelor”, Regulamentul prevede o amendă de până la 4% din cifra de afaceri sau până la 20.000.000 Euro.
Atenție! A nu se confunda cu prelucrarea CNP-ului efectuată în temeiul Ordinul nr. 2264/2016 pentru modificarea Ordinului președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 3.769/2015 privind declararea livrărilor/prestărilor și achizițiilor efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA și pentru aprobarea modelului și conținutului declarației informative privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA.
Astfel, în cuprinsul formularului (394) “Declarație informativă privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA”, cod MFP 14.13.01.02/f, există anumite rubrici la care se impune prelucrarea CNP-ului, după cum urmează:
„ Prezenta secțiune, pentru fiecare rezumat al declarației, va avea următorul cuprins: (…)
3. Coloana “CIF/CUI/CNP/NIF/Cod de înregistrare în scopuri de TVA al furnizorului/beneficiarului/Cod valabil de TVA în statul membru/Cod de înregistrare” de la lit. C, D, E, F – se înscriu, după caz:
– CIF – codul de identificare fiscală al furnizorului/beneficiarului;
– CUI furnizor/beneficiar;
– CNP/NIF/Adresa furnizor/beneficiar, persoană fizică; completarea CNP/NIF este obligatorie în situația în care persoana impozabilă îl colectează de la persoana fizică din facturi, contracte (de prestări servicii, de furnizare utilități, vânzări de bunuri mobile și imobile etc.); în lipsa acestuia, se vor declara numele, prenumele și adresa persoanei fizice. La adresă se vor completa informațiile, în următoarea ordine: datele din actul de identitate al persoanei fizice colectate de persoana impozabilă sau, în lipsa acestuia, o altă adresă comunicată de beneficiar. Informațiile vor cuprinde în mod obligatoriu următoarele: țară, localitate, județ/sector, strada, nr. , bloc, apartament, alte detalii adresă. Rubrica “alte detalii adresă” se va completa în situația în care se vor înscrie alte elemente decât cele existente în formularul pretipărit sau nu se deține o adresă din România. Pentru achizițiile efectuate pe bază de borderouri de achiziție/file de carnet de comercializare a produselor din sectorul agricol, se vor declara numele, prenumele și adresa persoanei fizice;”
