Ordonanța de urgență nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare, inițiată de Ministerul Justiției a fost aprobat în ședința de Guvern, de joi, 7 mai 2020 și a fost publicată în Monitorul Oficial Partea I nr. 372 din 08.05.2020.
Conform acestei noi ordonanțe de urgenta au fost luate măsuri pentru asigurarea desfășurării adunărilor generale ale asociaților, acționarilor, deținătorilor de obligațiuni și de exercitare a activităților de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului societăților reglementate de Legea societăților nr. 31/1990.
În ce constau măsurile adoptate?
1.Pe durata stării de urgență, adunările generale ale acționarilor/asociaților societăților reglementate de Legea societăților nr.31/1990 pot fi convocate:
- fie prin modalitățile prevăzute la art. 117 alin. (3) din Legea societăţilor nr. 31/1990.
- fie prin orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică, numărul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea. Pot fi folosite în acest scop și adresele acționarilor/asociaților înscrise în registrul acționarilor/asociaților.
2.Adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.
3. În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență, nu se aplică regulile care implică prezența fizică a acționarilor/asociaților, prevăzute la art. 129, art. 131 alin. (1) și (2) și art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, iar membrii directoratului și cei ai consiliului de supraveghere sau administratorul ori administratorii nu sunt ținuți de obligația de a participa la adunarea generală a acționarilor/asociaților.
4. Adunarea generală a acționarilor/asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, şi a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.
5. Informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi se publică pe pagina de internet a societății, dacă aceasta deține o pagină proprie de internet.
În cazul în care societatea nu deține o pagină proprie de internet, informațiile și documentele prevăzute necesare desfasurarii lucrarilor sedintei se transmit acționarilor/asociaților prin poșta electronică, iar dacă nu este posibilă transmiterea prin poștă electronică, la cerere, copii ale acestor documente vor fi transmise acționarilor/asociaților prin poștă sau curier.
6. Modalitatea sau combinația de modalități de convocare va fi decisă de organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală.
Acesta va indica în convocator toate informațiile referitoare la data și ora adunării, formele de participare și modul de desfășurare a adunării generale și de acces a acționarilor/asociaților la aceasta, locul unde se transmit procurile, precum și modalitățile de exercitare a dreptului de vot.
Dacă pe ordinea de zi a adunării generale a acționarilor se află aspecte care necesită vot secret conform art. 130 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va asigura ca votul acționarilor să fie exprimat prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia decât acelor persoane însărcinate cu numărarea si validarea voturilor în cadrul adunării.
7. Acționarii/asociații comunică votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, și anume, prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței.
Ce condiții tehnice trebuie să îndeplinească mijloacele electronice de comunicare la distanță?
a) compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;
b) identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;
c) transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;
d) comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;
e) exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;
f) verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.
Ce informații trebuie indicate în procesul-verbal al adunării?
a) îndeplinirea formalităților de convocare, potrivit prezentei ordonanțe de urgență;
b) decizia organului statutar competent să convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;
c) cvorumul de prezență la deschiderea adunării de către președinte sau reprezentant, după caz, și la adoptarea fiecărei hotărâri în adunare, cu luarea in considerare inclusiv, a voturilor comunicate prin corespondență;
d) dezbaterile din adunare;
e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot a fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;
f) acționarii/asociați care au votat contra unor hotărâri și au solicitat să se menționeze aceasta în procesul verbal al adunării.
Prevederile art. 2-6 sunt aplicabile și adunărilor generale ale acționarilor /asociaților convocate anterior intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, dar pentru care ținerea ședinței este stabilită pentru o dată ulterioară instituirii stării de urgență.
În cazul adunărilor generale ale acționarilor/asociaților desfășurate după instituirea stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, hotărârile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfășurat, în următoarele condiții:
- cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, în modalitățile prevăzute de prezenta ordonanță de urgență;
- dreptul de vot a fost exercitat într-una dintre modalitățile prevăzute de prezenta ordonanță de urgenţă. Exercitarea dreptului de vot se prezumă a constitui acord pentru desfășurarea în acest mod a adunării generale a acționarilor.
Pe durata stării de urgență, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului societăților reglementate de Legea nr. 31/1990 se poate face și prin intermediul mijloacelor de comunicare directă la distanță, indiferent de obiectul deciziei.
Cui nu i se aplică dispozițiile acestei ordonanțe de urgență?
Prevederile prezentei ordonanțe de urgență nu sunt aplicabile societăților aflate sub incidența Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață.
*****
Echipa noastră asigură consultanță în probleme de drept comercial și drept societar, inclusiv în aspecte legate de întrunirea legală a adunărilor generale și reunirea organelor statutare ale unei societăți.
Toate detaliile despre ariile de practică ale societății Bîrsan, Popescu și Asociații pot fi găsite pe pagina web a societății, http://www.bpavocati.ro/servicii/ .
În organizarea activității societății, te-ar mai putea interesa și:
- Măsurile privind creditele bancare în contextul COVID-19;
- Activitatea Oficiului Naţional al Registrului Comerţului pe perioada instituirii stării de urgență;
- Obținerea certificatului de stare de urgență. Infografic.
- Radierea unui asociat persoană juridică din cadrul unui SRL.
Photo cover by Christina Morillo from Pexels
